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Squaredocs attache une grande importance à la protection et confidentialité de la vie privée et plus particulièrement des données à caractère personnel.
Dans ce cadre, la présente Politique de confidentialité vous permettra de comprendre quelles données à caractère personnel vous concernant sont collectées par Squaredocs, et ce que nous en faisons.
1. Quel type de données Squaredocs collecte-t-elle vous concernant ?
Dans le cadre de la souscription aux services de Squaredocs et pendant la fourniture de ces services, Squaredocs collecte les catégories de données suivantes :
- Données d’identification : nom, prénom, adresse postale et courriel, numéro de téléphone, numéro client, etc.
- Données de facturation et/ou de paiement : coordonnées bancaires, moyen de paiement, factures, etc.
- Données d’usage : services souscrits, produits utilisés, consommations, communications, etc.
- Données de suivi de la relation Client : demandes d’assistance, correspondance avec le client, etc.
2. De quelle façon Squaredocs utilise-t-elle vos données ?
Squaredocs utilise vos données pour les besoins de l’exécution et de la gestion du contrat. Ceci comprend la gestion de votre compte Client et de la relation contractuelle, l’installation, la maintenance, la fourniture et la gestion du service souscrit ou produit commandé, la délivrance d’une assistance, le traitement de vos demandes, la facturation du service ou produit, la gestion des réclamations et différends et les procédures de recouvrement, également par le biais de tiers. Ces données sont conservées jusqu’à 5 ans à compter de la fin de la relation contractuelle et/ou pendant la durée légale. Sans ces données, Squaredocs ne pourrait pas exécuter les prestations pour lesquelles vous avez souscrit.
Squaredocs pourra également utiliser vos données lorsqu’elle y a un intérêt légitime. Vos données permettront ainsi à Squaredocs d’évaluer et améliorer ses services et d’en développer de nouveaux, ainsi que pour réaliser des actions de fidélisation, de prospection, de sondage et de promotion.
Sauf opposition de votre part, vous pourrez recevoir, par courrier postal et/ou par téléphone, des offres de la part de Squaredocs ou de ses partenaires commerciaux, ainsi que des courriers électroniques pour des services analogues à ceux proposés par Squaredocs. Avec votre accord exprès Squaredocs peut vous communiquer par courrier électronique des informations commerciales pour des services non analogues à ceux déjà fournis.
Enfin, vos données peuvent également être utilisées afin de garantir la sécurité du réseau et de prévenir d’éventuelles fraudes ou dans le cadre de fusions, ventes d’actifs ou transferts de son activité, en transférant vos données personnelles Client à la ou aux tiers impliqués dans la transaction.
Ces données seront conservées pendant le temps nécessaire à la réalisation de ces finalités et pour une durée maximale de trois ans à compter de la fin de la relation contractuelle concernant la prospection directe.
Squaredocs peut également utiliser vos données afin de respecter ses obligations légales (incluant les lois anti-fraude, les lois sur le blanchiment d’argent et les dispositions concernant le retard ou le défaut de paiement) et/ou pour répondre aux demandes des autorités publiques et gouvernementales. Ces données seront conservées pendant la durée légale uniquement.
3. Comment pouvez-vous gérer la collecte et l’utilisation qui sont faites de vos données ?
Vous pouvez à tout moment accéder à vos données, les rectifier, demander leur suppression, vous opposer à un traitement pour des motifs légitimes en raison de votre situation particulière ou encore exercer votre droit à la portabilité de vos données, en envoyant un courriel à l’adresse suivante: privacy[at]squaredocs.com
En adressant un courriel à cette même adresse, vous pouvez également définir des directives relatives au sort de vos données à caractère personnel après votre décès. Selon la nature de votre demande, un justificatif d’identité pourra vous être demandé.
Les données dont Squaredocs a besoin pour la finalité pour laquelle elles ont été collectées, nécessaires au respect d’une obligation légale et/ou à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice pourront cependant ne pas être supprimées.
En cas de réclamation à laquelle Squaredocs ne vous aurait pas donné de réponse satisfaisante, vous pouvez vous adresser à la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) en charge du respect des obligations en matière de données personnelles.
4. De quelle façon Squaredocs assure-t-elle la sécurité de vos données ?
Squaredocs met en œuvre les actions nécessaires afin de protéger les données personnelles qu’elle traite et sélectionne rigoureusement ses partenaires et prestataires qui pourraient être amenés à accéder à vos données. Vos données sont traitées de façon électronique et/ou manuelle et en tout état de cause, de façon à ce que leur sécurité, protection et confidentialité soient assurées au regard de leur niveau de sensibilité, via des mesures administratives, techniques et physiques pour prévenir la perte, le vol, l’utilisation, la divulgation ou encore la modification non-autorisées.
5. Qui peut avoir accès à vos données personnelles ?
Vos données personnelles sont traitées par Squaredocs, et ses sous-traitants et partenaires, pour les besoins de la gestion du contrat et de l’exécution des prestations que vous avez demandées ou autorisées.
Vos données peuvent également être transférées à des prestataires de services tiers qui fournissent des services ou une assistance et des conseils à Squaredocs.
Sur demande, elles peuvent également être transférées aux personnes et autorités dont le droit d’accès aux données à caractère personnel est reconnu par la loi, les règlements ou les dispositions émanant d’autorités habilitées par la loi.
Les sous-traitants et partenaires de Squaredocs peuvent être situés en dehors de l’Union Européenne. Lorsque ce sous-traitant ou partenaire se trouve dans un pays qui n’a pas été reconnu comme assurant un niveau de protection adéquat, Squaredocs lui impose de se conformer à ses exigences de sécurité et de confidentialité de vos données personnelles et à ne traiter vos données qu’aux fins qu’elle a déterminées.
6. Evolution de la Politique de confidentialité
La présente Politique de confidentialité peut être amenée à évoluer, notamment en raison des évolutions législatives et réglementaires et afin de refléter les évolutions de nos pratiques et technologies.
— Dernière mise à jour : Novembre 2021